Ordermanager Duizendpoot

De meeste mensen die ’s-morgens aankomen op hun werk, nemen eerst rustig een kopje koffie, bespreken dan even kort de laatste nieuwtjes met de collega’s en kruipen vervolgens achter hun laptop om de emailbox te openen.

Zo niet de ordermanager in de grafische industrie. Hij of zij komt binnen, krijgt direct een telefoon in de handen gedrukt en hoort een boze klant vragen waar zijn drukwerk blijft. Of hij mag met de jas aan direct doorlopen naar de drukpersen waar een drukker onrustig wacht op nadere informatie of een akkoord.

Tussen twee vuren

De ordermanager heeft een hectisch leven en zit altijd tussen twee vuren. De belangrijkste is de positie van de ordermanager in het spel tussen een klant en de verkoper. Verkopers zijn prima in staat de klant een ideale wereld voor te schotelen. Het zijn dan ook meestal extraverte persoonlijkheden die graag willen scoren. “Alles voor de klant, de rest van het bedrijf past zich daar maar op aan”, is de persoonlijke missie van veel verkopers.

Omdat zij  de klant hebben verleid met verrassende  levertijden, extra kortingen, de mooiste kleuren en een zeer creatieve nabewerking, zit de trouwe ordermanager zwetend achter zijn bureau alles te regelen, intussen zijn commerciele collega vervloekend.

Het kan anders

Natuurlijk, ik overdrijf een beetje. Verkopers weten ook wel dat ze gezeur krijgen als bijvoorbeeld niet alle gegevens op de orderzak staan.  Dus doen ze beter hun best, maar duikelen onder druk meestal weer terug in hun valkuil. Ordermanagers leven mede daardoor in de waan van de dag.  De hele dag horen ze of “dit er nog even tussendoor kan” of “ dit moet je nog even navragen” en “kun je even een prijsje maken”. De stapels met offerte-aanvragen en orderzakken lijken nooit te verdwijnen.

Kan het anders? Ja, het kan ook anders.

Soms zit het in hele kleine dingen. Bijvoorbeeld elke ochtend een kort overleg tussen verkoop en ordermanagement om prioriteiten te bepalen, problemen met elkaar te bespreken en acties te plannen. Daarnaast elke maandagochtend iets langer overleg om vooruit te kijken: wat kunnen we verwachten komende week, welke klanten kunnen we pro-actief benaderen (“Vorig jaar organiseerde u het Dorpsevenement, waarvoor we het drukwerk mochten maken. Is het evenement dit jaar weer gepland”), etc.

Het achterliggende principe is dat de ordermanager meer controle krijgt, meer pro-actief kan zijn en meer aan het stuur komt te zitten in plaats van achterop de fiets van anderen.

De klantenmanager van morgen

Ordermanagers zijn erg belangrijk voor het grafimedia bedrijf. De ontwikkelingen in de markt maken dat er steeds hogere eisen aan hen gesteld worden. Flexibiteit, commerci”ele vaardigheden, kennis van crossmediale mogelijkheden, projectmanagementvaardigheden, etc.  Het is daarom echt tijd om intern serieus meer aandacht te hebben voor hen en te onderzoeken hoe de waan van de dag op het orderbureau kan verdwijnen en hoe de ordermanager van nu de klantenmanager van de toekomst kan worden.

Lex Bergers